管理者がアップロードした社内規定ファイルを、従業員はマイページの「ファイル共有」からダウンロードできます。
また、管理者が従業員に入社・退社・扶養の変更手続きの印刷・捺印依頼をすると、従業員は手続きファイルをダウンロードできます。従業員は帳票へ署名・捺印後、マイページからスキャンデータをアップロ―ドして管理者に提出することができます。
その他、活用例はこちらもご覧ください。
※尚、従業員がファイル機能を利用するためには、あらかじめ管理者が従業員招待をしてマイページを付与している必要があります。 詳細はこちらをご覧ください。
目次
ファイルをダウンロードする
手続きファイルをダウンロードする
管理者が従業員に帳票の印刷・捺印依頼をすると、従業員はマイページの「ファイル共有」内の「手続きファイル」欄からファイルをダウンロードすることができます。
1. 左側メニューの「ファイル共有」を選択します。
※管理者が従業員に書類捺印依頼をメールで通知する場合は、受信したメール内のURLをクリックします。
2. 「手続きファイル」欄にあるダウンロードしたいファイル名をクリックします。
3. 表示される帳票の右上にある「印刷」または「ダウンロード」をクリックし、出力します。
4. 帳票に捺印を行なった後、データで取り込み、ファイルをアップロードすると、管理者が帳票を確認できます。
社内規定ファイルをダウンロードする
1. 左側メニューの「ファイル共有」を選択します。
2. 「社内規定ファイル」欄にあるダウンロードしたいファイル名をクリックすると自動でダウンロードされます。
ファイルをアップロードする
従業員はマイページから社内規定ファイルをアップロードして共有したり、手続きファイルをアップロードして管理者に提出することができます。
従業員にて、アップロードできるファイル数は最大20個までです。
1. 左側メニューの「ファイル共有」を選択します。
2. 「ファイルアップロード」をクリックします。
3. ファイルのマークをクリックしアップロードするファイルを選択します。
4. ファイル区分の「手続きファイル」にチェックを入れ、「アップロード」をクリックすると完了です。
また、管理者がアップロードしたファイルを確認できるようになります。
アップロードが完了すると、管理者画面のダッシュボード上に通知が届きます。
※メールでの通知は届きません。
帳票を印刷する
帳票の印刷には、以下の2通りの方法がございます。
帳票のPDFをダウンロードして印刷する
ジョブカン労務HR上で帳票をダウンロードしてから、Adobe Readerを利用して印刷することができます。
詳細は、ハローワークインターネットサービスに掲載されている、帳票印刷のポイントをご覧ください。
1. 左側メニューの「従業員一覧」から、印刷したい帳票のある従業員を選択します。
2. 「進行中の手続き」をクリックします。
3. ToDoリストを開き、「関連書類」から印刷したい帳票を選択します。
4. 帳票画面の右上に表示される「ダウンロード」を選択し、PDFをダウンロードします。
5. ダウンロードしたPDFファイルをAdobe Readerで開きます。
6. 印刷ボタンをクリックします。
7. 印刷の設定をします。
印刷の設定画面が表示されますので、以下の案内に沿って印刷の設定をしてください。
・第1面・第2面のある帳票の印刷について
第1面・第2面のある帳票は、第1面・第2面ともに印刷してください。
その際に、1枚の用紙に裏表両面印刷しても、2枚の用紙に片面づつ印刷してもどちらでも構いません。
・等倍印刷について
帳票の印刷の際は等倍(100%)でA4サイズの白色の印刷用紙に印刷してください。
①Adobe Readerの印刷時の設定にて「ページサイズ処理」を「実際のサイズ」に設定します。
②「プロパティ」ボタンをクリックし、プリンタドライバの設定を開き、以下の三点の設定をします。
・「拡大/縮小設定」を無効化(倍率を100%の設定に)する。
・「とじしろ印刷設定」を無効化する。
・「フチなし印刷設定」を無効化する。
※②のプリンタドライバ設定については、ご使用いただいているプリンタにより設定の有無や設定方法が異なります。
不明な点がある場合はご使用のプリンタメーカーにお問い合わせいただく必要があります。
等倍以外の印刷設定の場合、窓口で受理できませんのでご注意ください。
ジョブカン労務HR上で倍率を調整して印刷する
1. 左側メニューの「従業員一覧」から、印刷したい帳票のある従業員を選択します。
2. 「進行中の手続き」をクリックします。
3. ToDoリストを開き、「関連書類」から印刷したい帳票を選択します。
3. 帳票画面の右上に表示される「印刷」を選択します。
4. 左下の「詳細設定」をクリックします。
5. 倍率の「ページサイズに合わせる」のチェックを外し、数値を「100」に設定し印刷して、完了です。
ファイルを削除する
従業員はマイページで管理者が印刷・捺印依頼をした手続きファイルと自身でアップロードしたファイルを削除することができます。
※従業員のマイページでは管理者がアップロードした社内規定ファイルは削除できません。
1. 左側メニューの「ファイル共有」を選択します。
2. 削除したいファイルのをクリックすると完了です。
※「削除済みファイル」から削除したファイル選択し「元に戻す」をクリックするとファイルを再度表示させることができます。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
🔍関連ワード
入社、退社、扶養、印鑑、添付、ファイル、データ 、捺印、依頼、印刷