従業員の情報を項目ごとに入力依頼を求めることができます。
従業員の招待や他の入力依頼を完了させてから更新の依頼をお願いいたします。
※ジョブカン労務HRでは、一番最後に「承認」された従業員情報が反映されますので、同時に複数お手続きを進めている際にはご留意ください。
目次
更新依頼はすでにマイぺージをお持ちの従業員に対してのみ利用可能です。
まだ労務HRのマイぺージを発行してない場合はこちらをご覧ください。
1. 左側メニューの「従業員管理」＞「情報更新」を選択します。
2. 「更新を依頼する」をクリックします。
3. 該当従業員を選択し、「手続きを開始する」をクリックします。
従業員を選択できない「更新中」の場合、以下の通りにご対応ください。
| 内容 | 対応 |
| 従業員に依頼を送るには、あらかじめ従業員招待をしてマイページを発行してください |
従業員招待を行った後、従業員に
マイページの発行を完了させてください。
|
| 更新中の情報があります |
・以前に送信した更新依頼が未完了の場合 上記のような状態が考えられますので、 |
| 自己の所属する事業所の管理者に依頼を送ることは出来ません |
事業所管理者の場合、自身で従業員情報が編集できるため、選択が出来ません。
|
| 自分自身に依頼を送ることは出来ません | 自身で従業員情報を編集できるため、選択が出来ません。 |
| 入社年月日を入力してください | 入社年月日の「未入力」をクリックすると、入力が出来ます。 |
3. 入力依頼させたい項目を選択し、「上記の入力依頼を送信」をクリックすると従業員に送信されます。メッセージ欄に文章を入力すると、送信メールと従業員の入力画面に反映されます。
従業員が更新依頼を受ける手順はこちらをご確認ください。
カスタマイズ項目が表示されない場合は、設定で「更新可」になっているかご確認ください。
※カスタマイズ項目の表示方法：左側メニューの「設定」＞「従業員項目カスタマイズ」を選択し、表示させたいカスタマイズ項目の歯車をクリックします。
「更新可」：従業員が内容を入力・編集できます。
「閲覧可」：従業員は内容を閲覧可能です。入力・更新はできません。
「非表示」：従業員には内容が表示されません。
保存をクリックすると、入力依頼の画面に選択したカスタマイズ項目が表示されます。
【注意】
※扶養情報の更新依頼をした場合、従業員が直接入力できるわけではなく、従業員側から「扶養の変更」をしていただく必要がございます。
※更新依頼できない項目はこちらをご覧ください。
従業員側の入力画面
更新の依頼を確認する
1. 従業員が更新の入力依頼を返信すると、情報更新依頼一覧画面に「承認待ち」ステータスで表示されるので、対象の従業員を選択します。
ダッシュボードの「従業員の通知」にも表示され、管理者宛にメールで通知も届きます。
※メール内容
※従業員の通知
左メニュー「従業員一覧」では、入力依頼の承認待ちの場合、赤く表示されます。こちらからも承認画面に遷移することができます。
2. 承認画面では、従業員情報の全体が表示され、入力依頼を行った項目は【承認待ち】のアイコンが付きます。すでに入力済みの項目に入力依頼をした場合は、「変更前」に元の情報が表示されます。
※従業員が通勤手当の支給単位の項目を入力していない場合、管理者で入力していただく必要があります。 支給単位の項目が空欄の状態で、給与計算に連携すると給与計算の支給単位も空白で上書きされ、 通勤手当の金額に影響が出る場合があります。 現状は任意となっておりますのでご注意ください。
3. 入力依頼を承認する場合は、画面最下部の「承認する」をクリックします。
入力依頼を従業員に差し戻す場合「修正を依頼する」を選択します。その後の流れはこちらをご確認ください。
はじめに選択した更新依頼の項目を変更することは出来かねてしまいますので、更新依頼を取り下げる必要がございます。更新依頼自体を取り下げる場合、「更新依頼を取り下げる」をクリックします。
更新依頼を取り下げると、従業員が入力した情報は残りません。
4. 従業員情報画面に遷移し「保存しました」と表示され、更新が完了します。
更新依頼の修正を依頼する
1. 従業員から受け取った更新情報を差し戻したい場合、従業員情報画面の最下部の「修正を依頼する」をクリックします。
2. 修正依頼に合わせて、従業員に伝えたいことがございましたらコメントに記載し、「送信」をクリックします。
3. 従業員が再提出をするとメール【〇〇さんが情報を再提出しました】にて通知されるので、URLをクリックします。また、ダッシュボードの「従業員の通知」にも表示されます。
※従業員の通知
4. 従業員が再提出の際にコメントを記載した場合、画面上部に表示されます。
5. 入力依頼をした項目には【承認待ち】のアイコンが付いています。
6. 確認後、「承認する」をクリックして完了です。
更新依頼のリマインドを行う
1. 従業員から返答がないときなど「リマインド」を行いたい場合は依頼中のステータスの従業員を選択し、「再送信」ボタンをクリックします。
2. コメントを入力し送信ボタンをクリックするとリマインドメールを送ることができます。
※リマインドは複数の従業員に一括では送信できず、個別の送信となります。
更新依頼の取下げを行う
1. 従業員への依頼の「取下げ」を行いたい場合は依頼中のステータスの従業員を選択し、「取下げ」ボタンをクリックします。
2. 「取り下げる」ボタンをクリックすると取下げが完了し、ステータスも「取下げ」に変更されます。
※取り下げした旨はメール通知されず、従業員マイページの管理者からの通知にのみ通知されます。
従業員からの更新依頼を取り下げる場合は「修正を依頼する」を選択した後、従業員更新依頼一覧より依頼を取り下げてください。
※更新依頼を取り下げると、従業員が入力した情報は残りません。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
🔍関連ワード
項目更新、再入力、再依頼