書類作成機能のテンプレートを新規作成・編集する方法をお伝えします。
目次
テンプレートを新規作成する
テンプレート作成機能では、これまで利用していたWordやExcel形式のテンプレートをコピー＆ペーストするだけで、簡単にテンプレートを作成することができます。また、テンプレートをサンプルから取得して自社のテンプレート一覧に取り込んでいただくことも可能です。
1.左側メニュー「テンプレート一覧」を選択します。
2.「新規作成」を選択します。
3.各項目を入力します。
■ テンプレート登録時に入力する情報
| 項目名 | 条件 | 説明文 |
| カテゴリ | 必須 |
テンプレートの登録区分をプルダウンより選択します。 |
| 書類テンプレート名 | 必須 | テンプレート名を入力します。（最大64文字まで） |
| 説明 | 任意 | テンプレートの説明文を入力します。（最大255文字まで） |
| ダウンロード時のファイル名 | 任意 | ダウンロードした際のファイル名を入力します。（最大128文字まで） 未入力の場合は、「書類テンプレート名」を反映して登録されます。 |
4.書類のテンプレートを作成します。
上部の「編集用ツールバー」より一から作成することも可能です。
※「編集用ツールバー」の各説明については、こちらをご確認ください。
WordやExcel形式のテンプレート（外部の書式）をお持ちの場合は、コピー＆ペーストするだけで簡単にテンプレートを作成することができます。
WordもしくはExcel形式の文書をコピーします。
書類テンプレート編集画面にコピーした文書を貼り付け、変数を挿入する必要がある書類の場合、編集ツールバーにて該当の変数を挿入しテンプレートを完成させます。
5.「閲覧範囲」「編集権限」を選択し、「テンプレート登録」をクリックして作成完了です。
閲覧範囲、編集権限は以下より設定することが可能です。
| 範囲 | 説明文 |
| 管理者全体 |
ジョブカン労務HRの管理者権限を持っている全員が確認・編集できるステータス。 |
| 自分のみ | ログインユーザ本人が作成した書類に対し、その本人のみが確認・編集できるステータス。 |
| 下書き | 書類作成には利用できず一時保存のステータス。 ※下書きを選択した場合、「閲覧範囲」「編集権限」は非表示となります。 |
1.「サンプルから取得」をクリック
2.取得したいサンプルを選択
※左上のチェックボックスで全選択も可能です。
3.プレビュー画面でサンプルの内容を確認します。
4.画面下部の「取得する」ボタンをクリックで取り込み完了です。
※取り込んだサンプルは「テンプレート一覧」に反映されます。
テンプレートを編集する
作成したテンプレートを編集する方法を説明します。
1.「鉛筆マーク」を選択します。
2.書類テンプレート画面にて内容を編集し、画面下部の「テンプレート登録」をクリックして編集完了です。
※書類作成機能のデータ容量につきましては、以下の通りとなります。
・書類保存期間：制限なし
・書類作成数：1従業員あたり99件まで
・一括で作成できる書類数：合計1000ページまで
例）1ページの書類×1000名分
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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