「書類作成機能」では、これまでWordやExcelで個別に作成していた書類データを、ジョブカン労務HR上の事業所・従業員情報などを差込変数として反映させ、簡単に作成することが可能です。
書類作成の流れを4Stepでお伝えします。
目次
【Step1】「テンプレート」を選択する
1.左側メニュー「書類新規作成」を選択します。
2.「利用するテンプレート」を選択、「書類名」を入力します。
※「カテゴリ」「説明」は選択したテンプレートで登録されている情報が反映されます。
※テンプレートの作成方法はこちらのヘルプページをご確認ください。
■ 各入力項目の説明
| 項目名 | 条件 | 説明 |
| 利用するテンプレート | 必須 | 登録されているテンプレートを選択します。 |
| カテゴリ | 自動反映 | 書類テンプレート選択時に該当テンプレートで登録されている「カテゴリ」が表示されます。 |
| 説明 | 自動反映 |
書類テンプレート選択時に該当テンプレートで登録されている「説明」が表示されます。 |
| 書類名 | 任意 | 書類一覧で表示する名称を入力します。（最大128文字まで） 未入力の場合は、「テンプレート名」が設定されます。 |
3.選択したテンプレートのプレビューが表示されるので、テンプレートの内容を確認します。
4.画面下部の「従業員を選択する」をクリックし、Step2へ進みます。
【Step2】「従業員」を選択する
1.テンプレートを適用させたい従業員を選択します。
※ 選択したテンプレートに従業員変数が含まれていない場合は、以下Step2の初期画面と異なり、従業員一覧は表示されず、「従業員を指定しない」のチェックボックスを解除すると、従業員一覧が表示され、対象従業員を指定することができます。
※ 従業員変数を利用しない書類作成方法については、こちらのヘルプページをご確認ください。
2.画面下部の「作成対象に設定」をクリックし、Step3へ進みます。
【Step3】書類情報を設定する
1.選択したテンプレートにCSV変数が含まれている場合、「Step3 書類情報を設定」画面に遷移します。
※ 選択したテンプレートにCSV変数が含まれていない場合は、Step3は省略され、完成イメージを確認するStep4へ遷移します。
2.「サンプルをダウンロード」をクリックし、サンプルデータをダウンロードします。CSV変数で使用した書類情報をデータに転記し、アップロードします。
CSV変数のデータを書類テンプレートに挿入する方法はこちらのヘルプページをご確認ください。
3.画面下部の「書類イメージを確認する」をクリックし、Step4へ進みます。
【Step4】「完成イメージ」を確認する
1.書類の完成イメージ（プレビュー）を確認します。
※ 従業員を複数選択している場合、完成イメージは一人目のみ表示しています。
2.画面下部の「書類作成」をクリックします。
3.書類が作成されました。
「書類プレビュー」では、作成された書類の印刷・PDF形式でダウンロードが可能です。
「従業員一覧」では、作成した書類情報のデータをダウンロードできます。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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