「アラートカスタマイズ」は従業員情報を元にアラートの設定をすることが出来る機能です。日付や年齢、勤続年数などで設定することが出来ます。
また既存の契約期間アラート・在留期間アラート・メモアラート機能もございますが、こちらとは連動しておりませんので、用途に合わせてご利用ください。
目次
新規でアラートを設定する
1.左側メニューの「設定」を選択します。
2.カスタマイズの「アラートカスタマイズ」を選択します。
3.「新規作成」をクリックし、各項目を設定します。
【各項目の説明】
アラート設定
①アラートカラー
9色の中から好きな色に設定することができます。
②アラート名(必須)
アラートの名称をつけることが出来ます。こちらは必須項目となります。
③説明
アラートに対して説明文を入れることができます。
通知基準(必須)
①基準日
・以下から選択してください。
🔳誕生日
🔳年齢：年齢も設定する
🔳在留期間満了日
🔳異動日
🔳入社日
🔳勤続年数：勤続年数も設定する
🔳退職日
🔳休職開始日※1
🔳休職終了日※2
🔳契約期間開始日
🔳契約期間終了日
🔳厚生年金保険資格取得日
🔳厚生年金保険資格喪失日
🔳健康保険資格取得日
🔳健康保険資格喪失日
🔳雇用保険資格取得日
🔳雇用保険離職等年月日
🔳資格取得更新年月日
🔳資格有効期限
🔳カスタマイズ項目/日付項目：従業員項目カスタマイズの「日付」で作成したものを設定することが出来ます。※3
※1、2例
1⃣通知基準で「休職開始日」「休職終了日」を選択した場合、休職理由を選択するためのボックスが表示されます。
2⃣以下の選択肢から該当の休職理由を選択して下さい。
・（すべて）
・（最新）
・私傷病休職
・産前産後休業
・育児休業
・介護休業
・出生時育児休業
・その他
なお、2025年5月13日時点で休職開始日 / 休職終了日に対してアラートタイプを設定している場合は、（すべて）に自動で変換されます。
また、（すべて）と（最新）の違いは以下をご参照下さい。
例）
下記の休職情報を持つ従業員がいるとする。
2025/3/1 - 3/31 私傷病休職
2025/4/1 - 4/30 産前産後休業
⇒休職開始日（すべて）の0日前（当日）にアラートを出す設定をした場合、3/1, 4/1にアラートが出る
⇒休職開始日（最新）の0日前（当日）にアラートを出す設定をした場合、4/1にのみアラートが出る
※3例
1⃣従業員項目カスタマイズで「助成金申請」を「日付」の項目で作成します。
2⃣通知基準のプルダウンの一番下に作成した項目が追加されるので選択してください。
・日数の単位(日/ヶ月/年)
・前後
②対象者
基準日にて「誕生日」または「年齢」を選択した場合は、本人・配偶者・その他から対象を選択することができます。
また、「カスタマイズ項目/日付項目」以外を選択した場合は、自動で本人にチェックが付きます。
「カスタマイズ項目/日付項目」を選択した場合は、対象者にチェックがつきません。
※扶養者やその他の場合の基準日の設定はこちらをご参照ください。
③通知先
チェックを入れると管理者・従業員それぞれへメール通知が有効になり、画面下部のメール作成画面よりメールを作成することが出来ます。詳細は以下の⑥メール設定(管理者)、⑦メール設定(従業員)をご参照ください。
※アラートが有効な場合は、チェックが付いている対象者に通知されます。
④適用範囲
1.全権管理者：「全社」「適用事業所を選ぶ」どちらかを選択してください。
事業所管理者：「全事業所」「適用事業所を選ぶ」どちらかを選択してください。
2.「適用事業所を選ぶ」を選択すると、現在設定されている適用事業所が表示されますので、チェックを付けて下さい。複数ある場合はキーワード検索も可能です。
※適用事業所の設定方法はこちらをご参照下さい。
※権限によってアラートカスタマイズ機能の閲覧・編集に制限がございます。
🔳全権管理者：全て可能
🔳運用担当者：利用不可
🔳事業所管理者：
・アラートに紐づくすべての事業所が、操作ユーザの適用事業所に設定されている場合：閲覧・編集可能
・アラートに紐づく一部の事業所のみが、操作ユーザの適用事業所に設定されている場合：閲覧のみ可能。操作ユーザの適用事業所外に、当該アラートが設定されているかは確認不可。
⑤このアラート設定を有効にする
チェックを入れると作成したアラートが有効になります。
※新規作成時はデフォルトで「有効にする」にチェックが付きます。
「有効にする」のチェックを外した場合は対象者に通知されません。
🔳管理者にメール通知
チェックを入れると管理者へのメール通知が有効になり、メール作成画面よりメールを作成することができます。
⑦メール設定(従業員)
🔳従業員にメール通知
チェックを入れると従業員へのメール通知が有効になり、メール作成画面よりメールを作成することができます。
メールの作成方法は こちらをご参照ください。
4.メールを有効に設定した場合は本文を作成します。
件名、本文を入力します(必須項目)。管理者と従業員それぞれにメールを作成できます。
※テンプレートの文字数は1000文字以内です。
上部の「編集用ツールバー」より作成することも可能です。
※「編集用ツールバー」の各説明については、こちらをご確認ください。
※変数は従業員変数・事業所変数のみ使用可能です。変数についてはこちらをご確認ください。
WordやExcel形式のテンプレート（外部の書式）をお持ちの場合は、コピー＆ペーストして作成することも可能です。
5.保存する
※アラートの設定上限は50個までとなります。また設定を元に通知される回数には上限がありません。
アラートを編集・削除する
1.左側メニューの「設定」＞「アラートカスタマイズ」を選択します。
2. をクリックすると編集ができます。
をクリックするとアラートの削除ができます
※「このアラート設定を有効にする」にチェックが付いていない場合、一覧ではグレーアウトして表示されます。
1.左側メニューの「設定」＞「アラートカスタマイズ」を選択します。
2.左上の「並び替え」ボタンをクリックします。
3.項目名をクリックしながら動かすと、並び替えできます。並び替えをしたら「保存する」をクリックすると完了です。
アラートを確認する
アラートの確認方法につきましてはこちらをご確認ください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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