ジョブカン労務HRでは、マイナンバーの収集・管理ができます。
従業員情報に扶養情報が登録されていれば、被扶養者のマイナンバーも収集・管理できます。
マイナンバーはジョブカン給与計算・年末調整に自動連携されます。詳細はこちらをご覧ください。
「直接入力」と「従業員に提出依頼」をする方法は下記の通りです。
※CSVで一括登録することも可能です。詳細はこちらをご覧ください。
目次
マイナンバーを直接入力する
1. 左側メニューの「マイナンバー」＞「従業員」を選択します。
2. 「マイナンバー一覧」から従業員を選択します。
3. マイナンバーの欄の「表示」をクリックします。
4. をクリックするとマイナンバーを入力できます。
番号確認書類・身元確認書類の画像データはこちらから個別アップロードいただけます。
マイナンバーの提出依頼をする
マイナンバーの提出依頼するには「従業員招待」をして従業員にマイページを発行しておく必要があります。「マイナンバー一覧」画面の「招待する」をクリックすると招待できます。
※従業員のメールアドレスが未登録の場合、「招待する」は非活性となります。
招待画面でメールアドレスを入力してから従業員招待を行ってください。
※労務HRのマイページ「利用する（ログイン不可）」の場合は依頼ができないため、「利用する」に設定を行ってください。
マイナンバーの提出依頼は以下の方法があります。
※従業員が管理者から「マイナンバーの提出依頼」を受けて、マイナンバーを提出する方法はこちらをご覧ください。
■一人ずつ提出依頼する
1. 左側メニューの「マイナンバー」＞「従業員」を選択します。
2. 提出依頼したい従業員の欄にある「提出依頼」をクリックします。
3. 「確認書類の提出」、「マイナンバーの利用目的」を選択します。
※マイナンバーの利用目的は必須です。複数選択できます。
4. 「依頼する」をクリックすると完了です。
※従業員が管理者から「マイナンバーの提出依頼」を受けて、マイナンバーを提出する方法はこちらをご覧ください。
■一括で提出依頼する
1. 左側メニューの「マイナンバー」＞「従業員」を選択します。
2. 提出依頼したい従業員を選択します。
3. 画面下部の「一括提出依頼」をクリックします。
4. 「確認書類の提出」、「マイナンバーの利用目的」を選択します。
※マイナンバーの利用目的は必須です。複数選択できます。
5. 「依頼する」をクリックすると、従業員にマイナンバーの入力依頼のメールを送信できます。
※従業員がマイナンバーを入力する方法はこちらをご覧ください。
6. 従業員がマイナンバーの入力を完了すると、管理者の方にメール通知が届きますので、メール内のリンクをクリックします。
メールの件名：
ジョブカン 労務さんからマイナンバーの依頼がきました｜ジョブカン労務HR
※管理画面にログインし、左側メニュー「ダッシュボード」から「〇〇さんが『マイナンバー』を申請しました」という通知をクリックすると、手順7のマイナンバー確認画面に遷移できます。
7. マイナンバー情報の画面が開きます。「表示」をクリックすると、従業員が入力したマイナンバーを確認できます。
マイナンバー確認画面
※マイナンバーの修正や再度提出させたい場合は、左側メニュー「マイナンバー」より「再提出依頼」をクリックすると、再度マイナンバーの入力依頼を行うことができます。
※再提出依頼の注意点※
既に入力された情報や添付画像が存在している場合、
再提出依頼を行うことで、先に入力されたものに対して上書きされてしまう仕様となっております。
そのため、添付が複数必要な場合は、先に添付いただいた画像を別個保存いただいてから依頼をかけていただくか、再提出依頼の際に画像を両方再提出いただく必要がありますことをご留意ください。
マイナンバー一覧のステータスを確認する
マイナンバー一覧の「招待状況」と「マイナンバー」のステータスに対する対応方法は下記の通りでございます。
| 手順 | 管理者の操作 | 従業員の操作 | 招待状況のステータス | マイナンバーのステータス | 対応方法 |
| ① | 未招待 | 提出未依頼 |
まず初めに従業員招待をする必要があります。「招待する」をクリックできない場合、従業員情報でメールアドレスを登録してください。
|
||
| ② | 従業員招待をする | 招待済み | 提出未依頼 |
従業員招待をすると、「招待済み」になりますが、従業員がアカウント登録を完了しないとマイナンバーの提出依頼はできません。
|
|
| ③ | パスワードを設定する | 招待済み | 提出未依頼 |
従業員がパスワードを設定すると、ダッシュボードに「〇〇さんのアカウント登録が完了しました」と通知がされますが、従業員がその後の初回情報入力を完了しないとマイページの発行は完了しません。
|
|
| ④ | 初回情報入力完了（アカウントの登録完了） | 登録済み | 提出未依頼 |
従業員が初回情報の入力を完了するとアカウント登録が完了します。招待状況のステータスが「登録済み」となり、マイナンバーの提出依頼ができるようになります。
|
|
| ⑤ | 登録済み | 提出依頼中 |
マイナンバーの提出依頼後は従業員がマイナンバーの入力を完了するまでお待ちください。また、再度提出依頼をすることもできます。
|
||
| ⑥ | マイナンバー提出 | 登録済み | 取得済み |
従業員がマイナンバーを提出するとマイナンバーのステータスが「取得済み」となります。取得後でも再提出依頼をすることができます。
|
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
🔍関連ワード
マイナンバー 収集 管理 招待 マイナンバーの提出